WI : Work Instructions ในการทํางาน คืออะไร มีความสำคัญอย่างไร

WI : Work Instructions มีความสำคัญอย่างไร ในการทำงาน

WI ในการทำงาน  ( WI : Work Instructions ) คือ คู่มือในการทำงาน หรือคู่มือสำหรับการปฏิบัติงาน เป็นเอกสารที่เป็นลายลักษณ์อักษร หรือภาพกราฟิก ที่ให้คำแนะนำอย่างละเอียดทีละขั้นตอนสำหรับการปฏิบัติงาน หรือกระบวนการทำงานต่าง ๆ โดยทั่วไปแล้วจะนิยมใช้ในอุตสาหกรรมการผลิต เพื่อให้แน่ใจว่าการทำงานนั้นดำเนินการไปอย่างถูกต้อง ปลอดภัย และมีประสิทธิภาพ

ความสำคัญของ Work Instruction (WI) ในอุตสาหกรรม

• เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน : Work Instruction (WI) จะให้คำแนะนำและวิธีการอย่างละเอียด ชัดเจน สำหรับการปฏิบัติงานหรือกระบวนการทำงานต่าง ๆ ซึ่งจะช่วยลดข้อผิดพลาดและเพิ่มประสิทธิภาพของงานที่ออกมาให้ดีมากยิ่งขึ้น
• เพิ่มความปลอดภัยในการทำงาน : Work Instruction (WI) จะมีคำเตือนเกี่ยวกับการทำงาน ข้อห้ามต่าง ๆ ในการทำงาน ซึ่งจะช่วยให้พนักงานรู้ถึงอันตรายที่อาจจะเกิดขึ้นและปฏิบัติงานอย่างระมัดระวัง ซึ่งช่วยลดความเสี่ยงของอุบัติเหตุและการบาดเจ็บในที่ทำงาน
• ลดเวลาในการทำงาน : Work Instruction (WI) จะมีการให้คำแนะนำในการทำงานต่าง ๆ อย่างละเอียด WI สำคัญอย่างมากสำหรับพนักงานใหม่ เพราะพนักงานใหม่อาจจะไม่เข้าใจขั้นตอนในการทำงานมากนัก และจะทำงานช้าหากต้องเสียเวลาไปกับการศึกษาเรียนรู้การทำงานด้วยตัวเอง WI จะเข้ามาช่วยให้การทำงานเหล่านั้นใช้เวลาน้อยลง
• เป็นการฝึกอบรบพนักงานที่ได้ผลดี: สามารถใช้ Work Instruction (WI) เป็นเครื่องมือฝึกอบรมสำหรับพนักงานใหม่ที่ดี ช่วยให้พวกเขาเรียนรู้ทักษะและขั้นตอนที่จำเป็นสำหรับการทำงานได้อย่างรวดเร็ว

วิธีสร้าง Work Instruction (WI) ที่มีประสิทธิภาพ

• ระบุวัตถุประสงค์ของ Work Instruction (WI): ระบุวัตถุประสงค์ของ Work Instruction (WI) อย่างชัดเจน รวมไปถึงออกแบบให้วิธีการใช้งาน WI นั้นดูง่าย ไม่ซับซ้อน มองแว๊บเดียวแล้วเข้าใจได้เลย
• รวบรวมข้อมูล: รวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมด รวมถึงข้อมูลทางเทคนิค ขั้นตอน และการพิจารณาด้านความปลอดภัย
• จัดระเบียบข้อมูล: จัดโครงสร้างข้อมูลในรูปแบบข้อ ๆ ทีละขั้นตอน โดยใช้ภาษาที่ชัดเจนและกระชับ
• เพิ่มสื่อต่าง ๆ: ใช้สื่อที่สวยงาม ชัดเจน เข้าใจง่าย เช่น แผนผังความคิด รูปภาพ สัญลักษณ์ต่าง ๆเพื่อช่วยอธิบายขั้นตอนและแนวคิดที่ซับซ้อน
• ตรวจสอบก่อนแจกจ่ายให้พนักงาน: ให้ Work Instruction (WI) ตรวจสอบโดยผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้านและทดสอบเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลใน WI นั้นถูกต้องและมีประสิทธิภาพ
• อัปเดตตามความจำเป็น: ตรวจสอบและอัปเดต Work Instruction (WI) เป็นประจำเพื่อให้แน่ใจว่ายังคงถูกต้อง ตรงประเด็น และข้อมูลเป็นข้อมูลใหม่ล่าสุดเสมอ

Work Instruction (WI) ประกอบด้วยอะไรบ้าง?

1. หัวข้อ: หัวข้อที่ชัดเจนและกระชับจะช่วยอธิบายถึงงานหรือกระบวนการที่พนักงานจะต้องทำ หรือใช้ระบุว่าเอกสารนั้น ๆ เป็นเอกสารที่เกี่ยวข้องกับอะไร
2. วัตถุประสงค์: คำอธิบายของวัตถุประสงค์และกลุ่มเป้าหมายของ Work Instruction (WI)
3. บุคคลที่มีความรับผิดชอบ: คำอธิบายว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบในการปฏิบัติงานหรือกระบวนการที่อธิบายไว้ใน Work Instruction(WI) 
4. วัสดุและอุปกรณ์: รายการวัสดุและอุปกรณ์ที่จำเป็นในการปฏิบัติงานหรือกระบวนการในการทำงาน แนะนำให้เพิ่มภาพหรือสื่อที่ใช้อธิบายไว้ในส่วนนี้ เพราะจะทำให้พนักงานจำได้ง่ายมากกว่า
5. ขั้นตอน: คำแนะนำทีละขั้นตอนสำหรับการปฏิบัติงานหรือกระบวนการในการทำงาน สิ่งสำคัญคือต้องกระชับ เข้าใจง่าย อ่านแล้วสามารถปฏิบัติตามได้ทันที 
6. ข้อพิจารณาด้านความปลอดภัย: รายละเอียดของอันตรายที่อาจเกิดขึ้นและข้อควรระวังต่าง ๆ ในส่วนนี้อาจจะเน้นสีแดงหรือเน้นสัญลักษณ์เพื่อให้พนักงานมองเห็นได้ชัดและจำง่าย
7. ข้อพิจารณาด้านคุณภาพ: คำอธิบายของมาตรฐานคุณภาพหรือข้อกำหนดใดๆ ที่ต้องปฏิบัติตามเมื่อปฏิบัติงาน เช่น ขั้นตอนการตรวจสอบสินค้า เงื่อนไขที่งานจะผ่าน รวมไปถึงข้อปฏิบัติเมื่องานไม่ผ่าน
8. เอกสารอ้างอิง: เอกสารหรือข้อมูลที่เกี่ยวข้องใดๆ ที่นำมาประกอบการเขียนเอกสาร Work Instruction (WI)

สุดท้ายนี้ Work Instructions (WI) สามารถอยู่ได้ทั้งรูปแบบเอกสาร วิดิโอ ภาพ หรือไฟล์ดิจิตอล แนะนำให้ปรับให้เข้ากับลักษณะการทำงานของแต่ละองค์กร เพื่อให้คำแนะนำภายในเอกสารมีประสิทธิภาพสูงสุด